El artículo 53 de la Ley de simplificación administrativa de Aragón regula, de forma pormenorizada y completa, los aspectos relacionados con la actuación del funcionariado mediante su intervención con medios electrónicos en los procedimientos administrativos, previo encargo y por cuenta de la persona interesada, así como los precisos para la puesta en funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados de Aragón. El citado precepto especifica el sistema, configuración y organización del Registro, los contenidos de la habilitación, las actuaciones que pueden realizarse a través de funcionarias y funcionarios habilitados, la responsabilidad cuando se realicen estas actuaciones, cómo formalizar que la persona interesada decida encomendar al funcionariado habilitado, los órganos responsables sobre el registro e incluso la necesidad de dar formación al personal afectado para un mejor desarrollo de sus tareas. Así pues, el sistema a seguir está ya completamente definido en el antedicho precepto autonómico, siendo preciso aprobar algunos contenidos formales para permitir aplicar lo predeterminado en el artículo 53 de la Ley 1/2021, de 11 de febrero.

La actuación a través del personal funcionario habilitado de las Administraciones Públicas tiene cobertura en la legislación básica estatal, dentro de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que, en su artículo 12 recoge que cuando las personas interesadas, que no estén obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, no dispongan de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por el personal funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. Por otra parte, el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, al regular la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, prevé que la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante personal funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada para lo que deberán mantener actualizado un registro u otro sistema equivalente, registro también previsto en el artículo 12.3 de la antedicha ley, donde constará el personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas. En este artículo también se precisa que en el mismo constará, al menos, el personal funcionario que preste servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros

Siguiendo esta regulación, la Ley 1/2021, de 11 de febrero, crea el Registro de Funcionarios Habilitados de Aragón, estableciendo que en él constarán los funcionarios y funcionarias habilitadas para la identificación o firma regulada en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y para la expedición de copias auténticas prevista en el artículo 27 de esa ley. También establece la Ley 1/2021, de 11 de febrero, al igual que hace la normativa básica estatal, la incorporación per se a ese registro de los funcionarios y funcionarias que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

El apartado 8 del artículo 53 de la Ley 1/2021, de 11 de febrero, establece que la dirección general competente en materia de administración electrónica será la responsable del mantenimiento y gestión del registro.

Dentro de la gestión del registro se considera importante la definición de los modelos que deben cumplimentarse en dos momentos determinados. La inscripción en el registro de los puestos de trabajo habilitados y, en segundo lugar, el consentimiento que debe prestar la persona para que el funcionario o funcionaria habilitada pueda realizar el trámite correspondiente.

A la hora de definir los modelos en cualquier normativa, es necesario tener en cuenta, que cuando nos encontramos con supuestos en los que la información puede recabarse bien en formularios plasmados en un documento escrito, bien en formularios web o bien incluso a través de videoconferencia, se debe entender por modelo, la información obligatoria que debe ser cumplimentada en un documento electrónico independientemente del formato de este. El concepto de documento electrónico ha evolucionado desde su concepción tradicional en la que se mezclaba la información con el soporte que la sustentaba hasta la actual en la que queda claro el concepto de documento vinculada a la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado (concepto definido en el Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Publico por medios electrónicos). Por ello, lo importante en la definición de un modelo es la determinación de la información que debe contener y que deberá plasmarse en los diferentes formatos en los que dicha información se muestre a las personas, sea este un formulario web, un documento papel o un consentimiento almacenado prestado a través de videoconferencia.

En el artículo 10 del Decreto 7/2020, de 10 de febrero, del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba la estructura orgánica del Departamento de Ciencia, Universidad y Sociedad del Conocimiento, se establece que la Dirección General de Administración Electrónica y Sociedad de la Información tiene competencias para la elaboración, implantación y desarrollo de planes y propuestas que garanticen el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma, la definición y ejecución de las acciones de apoyo en los procesos de digitalización de servicios de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Aragón, el establecimiento de los criterios generales sobre los sistemas informáticos horizontales de administración electrónica y la utilización de medios informáticos.

En virtud de lo anterior, y de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 7/2020, de 10 de febrero, del Gobierno de Aragón, y de acuerdo con las competencias de la Dirección General de Administración Electrónica y Sociedad de la Información en la gestión y mantenimiento del Registro de Funcionarios Habilitados, resuelvo:

Primero.- Modelo de comunicación de las personas habilitadas para realizar los trámites de identificación y firma, así como de las personas habilitadas para realizar copias electrónicas auténticas.

1. La designación de las personas habilitadas para realizar los trámites de identificación y firma, así como de las personas habilitadas para realizar copias electrónicas auténticas se realizará por las personas titulares de los órganos administrativos de los que dependan.

2. La comunicación de alta, baja y modificación de las personas habilitadas se realizará por el superior jerárquico de la persona por habilitar.

3. La comunicación del alta se realizará a través del enlace http://aplicaciones.aragon.es/tramitar/alta-personal-funcionario-habilitado y deberá informarse de:

a) RPT que es objeto de habilitación incluyendo la denominación y número del puesto de trabajo que figure en la relación de puestos de trabajo o plantilla correspondiente.

b) Nombre y apellidos de la persona que ocupa la RPT que se habilita

c) DNI/NIE de la persona que ocupa la RPT que se habilita

d) Si se trata de una RPT perteneciente a una oficina de asistencia en materia de registro o a un departamento u organismo público.

e) En el caso de que sea una RPT habilitada de departamento u organismo público, los procedimientos sobre los que podrá ejercer sus funciones la persona habilitada.

f) Si la habilitación es para identificación y firma, para la emisión de copias auténticas o para ambas funciones.

g) La fecha de duración de la habilitación. En el caso de que no se señale fecha de duración, se considerara de duración indefinida.

h) A esta comunicación se acompañará como documentación justificativa la designación a la que hace referencia el artículo 53.2 de la Ley 1/2011, de 11 de febrero, de simplificación administrativa, o norma que lo desarrolle.

4. La comunicación de modificación se realizará a través del enlace http://aplicaciones.aragon.es/tramitar/modificacion-personal-funcionario-habilitado y deberá informarse de los cambios que se producen en la habilitación. No será objeto de comunicación de modificación el cambio en la persona titular del puesto de trabajo.

5. La comunicación de baja se realizará a través del enlace http://aplicaciones.aragon.es/tramitar/baja-personal-funcionario-habilitado y se identificará el puesto de trabajo que se quiere dar de baja del Registro de Funcionarios Habilitados.

6. Corresponde a la dirección general competente en materia de administración electrónica actualizar las urls de acceso a los formularios de alta, baja y modificación del personal habilitado.

Segundo.- Modelo de consentimiento de la persona interesada o de su representante para actuar a través de funcionaria o funcionario habilitado.

1. El consentimiento que preste la persona interesada o su representante a la persona habilitada para que actúe por su cuenta debe contener la siguiente información:

a) Información sobre el objeto del documento. Debe reflejarse que a través del consentimiento se está habilitando a una persona de la Administración de la Comunidad Autónoma o sus organismos públicos vinculados o dependientes para hacer un trámite electrónico en su nombre.

b) Información sobre el alcance del consentimiento incluyendo los trámites para los que se habilita.

c) Datos de la persona habilitada.

d) Código y denominación del trámite o servicio para el que se habilita

e) Datos de la persona solicitante.

f) Declaración responsable de la persona que realiza la habilitación de no disponer de los medios electrónicos necesarios para su identificación y firma electrónica y que se otorga el consentimiento para la identificación y firma electrónica a la persona habilitada por la administración aragonesa.

g) Firma de la persona que realiza la habilitación.

h) Fecha de la firma del consentimiento.

i) Información sobre tratamiento de datos de carácter personal.

2. El modelo de consentimiento integrado en el tramitador on line con la información prevista en el punto anterior será publicado en la sede electrónica de la Administración pública de la Comunidad Autónoma de Aragón y en el espacio de Servicios Digitales de Aragón en el Portal del Empleado del Gobierno de Aragón

3. Corresponde a la dirección general competente en materia de administración electrónica actualizar la información contenida en el modelo de consentimiento.

Tercero.- Buenas prácticas para el adecuado funcionamiento del Registro de funcionarios habilitados.

De conformidad con el artículo 53.8 de la Ley 1/2021, de 11 de febrero, de simplificación administrativa de Aragón, que atribuye a la dirección general competente en materia de administración electrónica el mantenimiento y gestión del registro, esta dirección general podrá adoptar documentación de buenas prácticas que garanticen una gestión adecuada y, en particular, la comunicación de la información entre los órganos y organismos que tramitan los expedientes y el personal habilitado.

Cuarto.- Protección de Datos de Carácter Personal.

De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del registro de funcionarios habilitados se fundamenta en el artículo 6.1 b), c) y d) del citado Reglamento.

Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario. Las medidas a implantar como consecuencia del citado análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, deberían prevalecer sobre éstas últimas a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el Reglamento General de Protección de Datos.

Se adoptarán las medidas que se estimen adecuadas para garantizar que la cancelación de las inscripciones y, en su caso, la rectificación de los datos personales, se realizarán sin dilación teniendo en cuenta que se trata de datos personales correspondientes a funcionarios públicos que se encuentran en poder de la Administración.

Zaragoza, 1 de junio de 2023.

El Director General de Administración Electrónica y Sociedad de la Información,

RICARDO CANTABRANA GONZÁLEZ