La implicación de la Universidad de Zaragoza en desarrollar una formación abierta a las demandas de la sociedad y que permita satisfacer las necesidades no sólo académicas sino también culturales y de formación a lo largo de toda la vida, ha hecho que junto a las enseñanzas oficiales y los títulos propios se oferten año a año un mayor número de cursos y de seminarios. Pero también crece, de año en año, la demanda de una pluralidad de eventos como son las jornadas, las reuniones y congresos científicos o acontecimientos sociales y culturales de la más diversa índole para los que la Universidad de Zaragoza ha de dar satisfactorias respuestas de organización y difusión.

En la actualidad los Ficheros de datos personales creados por la Universidad de Zaragoza no permiten acoger adecuadamente los datos personales de quienes se inscriban en dichos eventos ya que, muchas veces y en sentido estricto, no pueden ser considerados alumnos ni personal de nuestra Universidad como tampoco terceros clientes de la misma, en los términos de la norma creadora de tales ficheros, siendo necesario proceder a la creación de un fichero específico que permita dar cabida a dichos datos con las debidas garantías de seguridad en su recogida y tratamiento.

Por todo ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de carácter personal y en el artículo 20 de la Resolución de 6 de junio de 2002, por la que se aprueba la Normativa propia de la Universidad de Zaragoza en esta materia, dispongo:

Primero.-Fichero de Asistentes a Eventos.

Se crea el Fichero de Asistentes a Eventos, destinado a recoger los datos personales de los asistentes a los diversos eventos organizados por la Universidad de Zaragoza, sean miembros de la comunidad universitaria o no.

La finalidad y descripción del fichero es la que se relaciona en el anexo I.

Como anexo II se incorpora modelo de documento para recabar el consentimiento y autorización de tratamiento de los datos personales en este fichero. El documento se incluirá y pasará a formar parte inseparable de los formularios de inscripción y/o asistencia al evento.

Segundo.-Normativa aplicable.

El Fichero de Asistentes a Eventos se regirá por la legislación vigente en la materia, por lo dispuesto en esta Resolución y en la normativa propia de la Universidad de Zaragoza en materia de protección de datos de carácter personal y por las disposiciones del documento de seguridad propio.

Tercero.-Cancelación de datos.

Los datos de carácter personal contenidos en el Fichero de Asistentes a Eventos serán cancelados cuando hayan dejado de ser pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual hubieran sido recabados.

Disposición adicional única.-Información integrada en el Fichero de Asistentes a Eventos.

Sin perjuicio de lo establecido en el respectivo documento de seguridad, los Encargados Internos del Tratamiento del Fichero de Asistentes a Eventos en las distintas unidades o centros, deberán comunicar al Responsable Interno del Tratamiento con anterioridad a la recogida efectiva de datos, el inicio del proceso, indicándole el evento concreto de que se trate, el tipo de datos a recabar y la finalidad del tratamiento. Corresponde a la Gerente de la Universidad de Zaragoza autorizar toda recogida de datos que deba integrarse en este Fichero.

Los datos de asistentes a eventos recabados o tratados por cualesquiera Centros, Departamentos, Institutos de Investigación, Servicios o Unidades de la Universidad de Zaragoza y no comunicados al Responsable Interno del Tratamiento ni autorizados por la Gerente en los términos antes previstos serán de la exclusiva responsabilidad de los usuarios que los recaben o traten, respondiendo frente a terceros y frente a la propia Universidad en caso de producirse una incorporación o tratamiento ilegítimo de los mismos.

Disposición final.-La presente resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial de Aragón».

1. Finalidad y usos del fichero

- Comprende los datos de los asistentes a los diversos eventos de carácter académico, científico, cultural, actos públicos, reuniones y conferencias organizados por la Universidad de Zaragoza o alguno de los Centros, Departamentos, Institutos de Investigación, Unidades o Servicios que forman parte de la misma.

- A efectos enunciativos y no limitativos, se citan como comprendidos los siguientes eventos: Congresos, Jornadas, Seminarios, Ciclos de Conferencias o de Coloquios, etc.

- Gestión económica y administrativa de dichos eventos.

- Actuaciones de organización, desarrollo, comunicación y difusión de resultados tanto entre los asistentes como para el resto de la sociedad.

2. Responsable del fichero

El responsable del fichero es la Universidad de Zaragoza.

3. Servicio o unidad de acceso

Los derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación son personalísimos y serán ejercidos ante la Gerente de la Universidad de Zaragoza en la forma y con los requisitos establecidos en la Resolución de 6 de junio de 2002 o norma que la sustituya.

4. Personas de quienes se recaban datos

Asistentes a eventos de carácter académico, científico, cultural, actos públicos, reuniones y conferencias organizados por la Universidad de Zaragoza, tanto si forman parte de la comunidad universitaria o son ajenos a ella.

5. Tipos de datos recabados

Se concretarán para cada evento, en función de las características del mismo, de entre uno o varios de los siguientes:

- Datos de carácter identificativo (nombre y apellidos, D.N.I., domicilio, teléfono, dirección electrónica, firma/huella, imagen/ voz, etc).

- Datos académicos y/o profesionales.

- Datos económico-financieros.

6. Origen de los datos

- Interesado o representante legal.

7. Procedimiento de recogida

- Formularios papel, electrónico y elementos multimedia.

8. Soporte de datos

- Papel y digital.

9. Medidas de seguridad

Las medidas aplicables al Fichero de Asistentes a Eventos son de nivel medio y se concretan en su correspondiente documento de seguridad.

11. Régimen de cesiones

Las cesiones que se prevén son las siguientes:

- A entidades bancarias para la gestión de pagos y cobros; a personas u organismos, públicos o privados, previo consentimiento del interesado y en virtud de la celebración de convenios de colaboración o contratos, de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal o las disposiciones vigentes en cada momento.

Los datos personales facilitados por Ud. serán tratados e incluidos en el Fichero de Asistentes a Eventos del que es titular la Universidad de Zaragoza, con la finalidad de gestionar su inscripción/asistencia en... ............ [Introducir la denominación del evento de que se trate] y mantenerle informado del mismo. También podrán utilizarse, si así lo desea, para mantenerle informado de las actividades y eventos de carácter académico, cultural o social que organice la Universidad de Zaragoza.

La Universidad de Zaragoza podrá repartir entre los inscritos al evento un Listado de Asistentes en el que figurarán el nombre, apellidos, cargo y entidad u organismo de pertenencia de los participantes, que también podrá publicar en su página web.

Asimismo, la Universidad de Zaragoza podrá realizar fotografías, grabaciones de audio/vídeo o tomas de imágenes generales del evento que serán utilizadas para la exclusiva difusión de estas actividades, bien como documentación gráfica o bien en su página web.

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de carácter personal, le informamos de la posibilidad de ejercitar, conforme a dicha normativa, los derechos de acceso, rectificación y cancelación, mediante escrito dirigido al Sr. o Sra. Gerente de la Universidad de Zaragoza, adjuntando copia de documento que acredite su identidad.

Una vez leído el formulario, consiento y acepto que los datos personales de mi inscripción se incorporen al Fichero de Asistentes a Eventos de la Universidad de Zaragoza y sean tratados por ella.

Firma: --------------------------------------

Por favor, marque con una «X» si otorga su autorización para comunicación y difusión:

..... Acepto que la Universidad de Zaragoza pueda comunicar mis datos personales a terceros mediante su inserción en el Listado de Asistentes.

..... Acepto que la Universidad de Zaragoza pueda difundir públicamente, por sí o a través de terceros, fotografías, grabaciones o imágenes del evento en las que aparezca mi imagen u otros datos identificativos.

..... Deseo que la Universidad de Zaragoza me mantenga informado de las actividades y eventos de carácter académico, científico, cultural o social que organice la Universidad de Zaragoza. [Tachar lo que no interese].

Firma: --------------------------------------

(*+) Se recabará el consentimiento expreso del interesado mediante la inclusión de este formulario modelo que pasará a formar parte inseparable de los impresos de recogida de datos en los que deberán constar los campos que son de cumplimentación obligatoria y los que son optativos de entre los que figuran en el anexo I. 5 de la Resolución de creación del Fichero de Asistentes a Eventos, conforme al criterio expresado por la organización del evento y la finalidad del mismo y previa autorización por la Gerente de la Universidad de Zaragoza.

El consentimiento no se recabará por vía telemática mientras no se den las garantías técnicas necesarias que permitan acreditar la efectiva prestación del consentimiento.

El interesado debe firmar este formulario de autorización, que quedará en poder de la Universidad.